Proceso de planificación: 11 pasos principales de planificación (con diagrama)

Todo lo que necesita saber sobre los pasos involucrados en el proceso de planificación. La planificación es un proceso que abarca una serie de pasos a seguir. Es un ejercicio intelectual y una determinación consciente de los cursos de acción.

Por lo tanto, requiere una reflexión seria sobre numerosos factores necesarios para ser considerados al hacer planes. Se recopilan y analizan los hechos y se elige y adopta lo mejor de todo.

El proceso de planificación implica el establecimiento de objetivos comerciales y la asignación de recursos para alcanzarlos.

La planificación determina el curso de acción futuro para utilizar diversos recursos de la mejor manera posible.

Los pasos involucrados en el proceso de planificación son:

1. Conocer las oportunidades 2. Establecer objetivos 3. Desarrollar instalaciones 4. Determinar cursos alternativos 5. Evaluar cursos alternativos 6. Seleccionar la mejor alternativa

7. Formulación de planes derivados 8. Numeración de planes por presupuesto 9. Implementación del plan 10. Asegurar la participación de los empleados 11. Ajustes y seguimiento del plan.


Proceso de planificación: 11 pasos importantes de planificación en las organizaciones

Pasos involucrados en el proceso de planificación: según Koontz y O'Donnell

La planificación es decidir de antemano qué acciones y recursos se requieren para alcanzar una meta. La planificación formal es un proceso sistemático.

Koontz y O'Donnell enumeran los siguientes pasos en el proceso (ver figura 5.1):

Paso # 1. Consciente de la oportunidad:

Durante esta etapa, los gerentes crean una base a partir de la cual desarrollarán sus planes. Analizan el estado actual y tienen una visión preliminar de las posibles oportunidades futuras. Examinan las fortalezas y debilidades de la organización. Clemens y Mayer afirman: "Cuanto más mires hacia atrás, más podrás ver hacia adelante". Los gerentes en este punto deben comprender "por qué deseamos resolver las incertidumbres y una visión de lo que esperamos obtener".

Los gerentes deben determinar: (a) qué amenazas se están desarrollando para alcanzar los objetivos de la unidad y (b) cómo los cambios en el entorno presentan oportunidades para un mayor logro de esos objetivos.

Paso # 2. Establecer objetivos:

El segundo paso en el proceso de planificación es establecer objetivos para toda la organización y luego para cada unidad de trabajo subordinada. Los objetivos definen los resultados a alcanzar e indican dónde se debe poner el énfasis principal y qué se logra mediante la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Las metas organizacionales proporcionan dirección y control de los objetivos de los departamentos subordinados.

Paso # 3. Desarrollo de locales:

Las premisas son suposiciones de planificación sobre el entorno en el que se llevará a cabo el plan. Las instalaciones abarcan el entorno esperado de los planes en operación. Las premisas importantes incluyen- (a) pronósticos, (b) políticas básicas y (c) planes existentes de la compañía. Los gerentes encargados de la responsabilidad de planificación deben establecer, circular y obtener el consentimiento para utilizar las instalaciones críticas de planificación. Los gerentes usan estas premisas para evaluar eventos futuros y para desarrollar 'declaraciones de acción' y un curso de acción alternativo.

Para desarrollar locales, los planificadores deben hacer pronósticos realistas. El proceso de pronóstico generalmente implica: (i) el cálculo de eventos futuros probables; (ii) analizar los cambios en la actitud del consumidor, la tecnología, las fuerzas competitivas, las políticas gubernamentales, etc. y (iii) desarrollar la base para las decisiones y la planificación a través de investigaciones sistemáticas.

Debido a que los eventos futuros son complejos, las premisas deben limitarse a suposiciones que son críticas para un plan. A lo largo del proceso de planificación, las instalaciones deben ser monitoreadas y actualizadas.

Paso # 4. Determinación de cursos alternativos:

El siguiente paso es determinar las formas alternativas disponibles para lograr los objetivos. Koontz y O'Donnell afirman: "Raramente se elabora un plan para el que no existan alternativas razonables". Por lo tanto, los gerentes deben buscar y examinar cursos de acción alternativos. Es importante tener en cuenta que el número de alternativas debe reducirse a las más prometedoras y fructíferas mediante una mirada preliminar. Se pueden descubrir alternativas a través de la investigación, la experimentación y la experiencia.

Paso # 5. Evaluación de cursos alternativos:

Después de descubrir las alternativas disponibles y haber realizado un análisis de sus puntos fuertes y débiles, el planificador debe evaluar las alternativas a la luz de las premisas y los objetivos. La evaluación no es un proceso fácil porque las alternativas tienen muchas variables y limitaciones. Se pueden ver algunas alternativas, algunas pueden parecer las más rentables y serán demasiado caras. Algunos pueden ser menos deseables o eficientes que otros; otro más puede adaptarse mejor a los objetivos inmediatos de la empresa.

Por lo tanto, el gerente efectivo evalúa estas alternativas contra las consideraciones tanto de factibilidad como de consecuencias. Los métodos estadísticos y las computadoras han ayudado enormemente al proceso de evaluación.

Paso # 6. Seleccionar la mejor alternativa:

Este es el punto en el que se adopta el plan: el punto de toma de decisiones. Seleccionar la alternativa más apropiada implica elegir el plan. Normalmente, los gerentes seleccionarán la alternativa que, a su juicio, permitirá que la empresa logre sus objetivos. A veces, el gerente puede decidir seguir muchos cursos viables, viables o realistas suficientes en lugar del mejor curso. La peor decisión es "decidir no decidir".

Paso # 7. Formulación de planes derivados:

Una vez que se ha adoptado el plan general, es necesario desarrollar otros planes derivados para cada segmento de la empresa para apoyar el plan principal.

Puede ser necesario un plan derivado:

(a) Coordinar las diferentes fases de la organización;

(b) Desarrollar nuevas políticas y procedimientos para efectuar el plan; y

(c) Trabajar junto con el plan principal para alcanzar el mismo objetivo.

Paso # 8. Numeración de planes por presupuesto:

Sin presupuestos, los planes no pueden ejecutarse; se convierten en ejercicio de papel. Los presupuestos dan sentido a los planes. Por lo tanto, como parte del plan, se aprueban los presupuestos para hacer provisiones para efectivo y gastos de capital. Los presupuestos proporcionan estándares contra los cuales se puede medir el progreso de los planes.

Presupuestar es decirle al dinero a dónde ir en lugar de preguntarle a dónde fue. Los presupuestos son expresiones de expectativas en términos numéricos. Los presupuestos son generalmente financieros, aunque también pueden expresarse en otros términos, como las horas de trabajo. Es difícil separar la presupuestación del proceso de planificación.

Paso # 9. Implementando el Plan:

El plan se hace realidad cuando se pone en funcionamiento. Esto implica convertirlo en acción. La implementación significa que los recursos están comprometidos y los empleados actúan. Requiere el uso de otras funciones de gestión, como organizar, dotar de personal, dirigir y controlar. Para lograr la cooperación en la implementación, los subordinados deben estar asociados en el proceso de planificación.

La implementación efectiva de un plan requiere coordinación administrativa y trabajo en equipo. Los gerentes tienen que "vender" el plan a las personas que serán responsables de convertirlo en realidad. Requiere que los gerentes vigilen cuidadosamente el progreso y los resultados del plan.

Paso # 10. Ajustes y seguimiento del plan:

Los cambios en el entorno y la organización subvierten incluso los mejores planes. Planes de largo alcance Eire más susceptible a cambios debido a fuerzas externas. Los buenos gerentes asumen cambios y planifican para ellos. Deben monitorear y mantener sus planes. El monitoreo constante de los planes es necesario para que los ajustes y correcciones puedan realizarse de manera oportuna y relevante.

A través de la función de monitoreo, los gerentes pueden tomar medidas correctivas si observan desviaciones inesperadas y no deseadas. El mecanismo de seguimiento o retroalimentación es un intento de determinar si el plan ha logrado los resultados deseados. Los planes deben compararse con los resultados reales. Los comentarios brindan a los gerentes información que puede ayudarlos a actualizar y ajustar el plan en consecuencia.


Pasos involucrados en el proceso de planificación: 7 pasos importantes que difieren de una organización a otra

La planificación es un proceso que abarca una serie de pasos a seguir. Es un ejercicio intelectual y una determinación consciente de los cursos de acción. Por lo tanto, requiere una reflexión seria sobre numerosos factores necesarios para ser considerados al hacer planes. Se recopilan y analizan los hechos y se elige y adopta lo mejor de todo.

El proceso de planificación, válido para una organización y para un plan, puede no ser válido para todas las demás organizaciones o todos los tipos de planes, porque varios factores que intervienen en el proceso de planificación pueden diferir de una organización a otra o de un plan a otro. Por ejemplo, el proceso de planificación para una organización grande puede no ser el mismo que para una organización pequeña.

Los pasos generalmente involucrados en la planificación son los siguientes:

Paso # 1. Establecimiento de objetivos verificables o conjunto de objetivos a alcanzar:

El primer paso en la planificación es determinar los objetivos de la empresa. Los gerentes de nivel superior o superior suelen establecerlos, generalmente después de que se hayan considerado cuidadosamente varios objetivos posibles. Hay muchos tipos de objetivos que los gerentes pueden seleccionar: un volumen de ventas deseado o una tasa de crecimiento, el desarrollo de un nuevo producto o servicio, o incluso un objetivo más abstracto como ser más activo en la comunidad. El tipo de objetivo seleccionado dependerá de varios factores: la misión básica de la organización, los valores que tienen sus gerentes y la capacidad real y potencial de la organización.

Paso # 2. Establecimiento de premisas de planificación:

El segundo paso en la planificación es establecer premisas de planificación, es decir, ciertos supuestos sobre el futuro sobre la base de los cuales el plan se formulará de manera íntima. Las premisas de planificación son vitales para el éxito de la planificación, ya que proporcionan condiciones económicas, costos de producción y precios, comportamiento competitivo probable, disponibilidad de capital y material, control gubernamental, etc.

Paso # 3. Decidir el período de planificación:

Una vez que los gerentes de nivel superior han seleccionado los objetivos básicos a largo plazo y las premisas de planificación, la siguiente tarea es decidir el período del plan. Los negocios varían considerablemente en sus períodos de planificación. En algunos casos, los planes se hacen solo por un año, mientras que en otros abarcan décadas. En cada caso, sin embargo, siempre hay algo de lógica en la selección de un rango de tiempo particular para la planificación.

Las empresas generalmente basan su período en un futuro que puede anticiparse razonablemente.

Otros factores, que influyen en la elección de un período, son los siguientes:

(a) Plazo de ejecución en el desarrollo y comercialización de un nuevo producto;

(b) Tiempo requerido para recuperar las inversiones de capital o el período de recuperación; y

(c) Duración de los compromisos ya realizados.

Paso # 4. Hallazgos Cursos de acción alternativos:

El cuarto paso para planificar es buscar y examinar cursos de acción alternativos. Por ejemplo, los conocimientos técnicos se pueden asegurar contratando a un técnico extranjero o capacitando personal en el extranjero. Del mismo modo, los vendedores de la compañía o mediante agencias exclusivas pueden vender los productos directamente al consumidor. Rara vez hay un plan para el cual las alternativas razonables no salgan, y muy a menudo una alternativa que no es obvia demuestra ser la mejor.

Paso # 5. Evaluación y selección de un curso de acción:

Después de buscar cursos alternativos, el quinto paso es evaluarlos a la luz de las premisas y los objetivos y seleccionar el mejor curso o cursos de acción. Esto se hace con la ayuda de técnicas cuantitativas e investigación operativa.

Paso # 6. Desarrollo de planes derivados:

Una vez que se ha formulado el plan, sus objetivos generales deben traducirse en las operaciones diarias de la organización. Los gerentes de nivel medio e inferior deben elaborar los planes, programas y presupuestos apropiados para sus subunidades. Estos se describen como planes derivados. Al desarrollar estos planes derivados, los gerentes de nivel inferior toman medidas similares a las tomadas por los gerentes de nivel superior: seleccionan objetivos realistas, evalúan las fortalezas y debilidades particulares de sus subunidades y analizan aquellas partes del entorno que pueden afectarlos.

Paso # 7. Medición y control del progreso:

Obviamente, es una tontería dejar que un plan siga su curso sin monitorear su progreso. Por lo tanto, el proceso de control es una parte crítica de cualquier plan. Los gerentes deben verificar el progreso de sus planes para que puedan (a) tomar las medidas correctivas necesarias para que el plan funcione, o (b) cambiar el plan original si no es realista.


Pasos involucrados en el proceso de planificación: 8 pasos (desde la determinación del problema hasta la acción de seguimiento)

El proceso de planificación implica el establecimiento de objetivos comerciales y la asignación de recursos para alcanzarlos. La planificación determina el curso de acción futuro para utilizar diversos recursos de la mejor manera posible. Es una combinación de manejo de información y sistemas de toma de decisiones basados ​​en entradas de información, salidas y un circuito de retroalimentación.

Pasos en el proceso de planificación :

La planificación implica una serie de pasos que van desde la determinación del problema hasta la acción de seguimiento.

Se siguen los siguientes pasos en el proceso de planificación:

1. Reconociendo la necesidad de acción:

El primer paso en el proceso de planificación es la conciencia de las oportunidades comerciales y la necesidad de tomar medidas. Se deben encontrar oportunidades presentes y futuras para que se pueda planificar para ellas. También se debe visualizar la tendencia de la situación económica. Por ejemplo, si pensar en el gobierno es desarrollar áreas rurales como centros industriales, un empresario con visión de futuro pensará en crear unidades adecuadas para ese entorno y hará uso de las instalaciones que se ofrecen para este propósito.

Antes de aventurarse en nuevas áreas, se deben evaluar los pros y los contras de tales proyectos. Se debe comenzar solo después de pasar por un análisis detallado de la nueva oportunidad.

2. Recopilación de información necesaria:

Antes de iniciar la planificación real, se recopilan hechos y cifras relevantes. Toda la información relacionada con las operaciones de la empresa debe recopilarse en detalle. El tipo de clientes a tratar, las circunstancias bajo las cuales se proporcionarán los bienes, el valor de los productos a los clientes, etc., deben estudiarse en detalle. Los hechos y las cifras recopiladas ayudarán a enmarcar planes realistas.

3. Establecimiento de objetivos:

Los objetivos son las metas que la gerencia intenta alcanzar. Los objetivos son los productos finales y todas las energías se desvían para lograr estos objetivos. Los objetivos son un hilo que une a toda la empresa. La planificación comienza con la determinación de objetivos. El vínculo entre la planificación y los objetivos ayuda a los empleados a comprender sus deberes. Los objetivos son las guías de los empleados. Es esencial que los objetivos se formulen y comuniquen adecuadamente a todos los miembros de la organización.

4. Determinación de las premisas de planificación:

La planificación es siempre para un futuro incierto. Aunque es posible que nada sea seguro en el próximo período, aún se deberán hacer ciertas suposiciones para formular planes. Los pronósticos son esenciales para la planificación, incluso si no todos resultan ser correctos. Un pronóstico significa la suposición de eventos futuros. El comportamiento de ciertas variables se pronostica para constituir premisas de planificación.

Generalmente se harán pronósticos para lo siguiente:

(a) La expectativa de demanda de los productos.

(b) El volumen probable de producción.

(c) La anticipación de los costos y los precios probables a los que se comercializarán los productos.

(d) El suministro de mano de obra, materias primas, etc.

(e) Las políticas económicas del gobierno.

(f) El patrón cambiante de las preferencias del consumidor.

(g) El impacto de los cambios tecnológicos en los procesos de producción.

(h) Las fuentes de suministro de fondos.

Es sobre la base de las previsiones que se lleva a cabo la planificación. El éxito o el fracaso de la planificación dependerá de las previsiones de los diversos factores mencionados anteriormente. Si los pronósticos son precisos, la planificación también será confiable. El efecto de varios factores debe sopesarse cuidadosamente.

5. Examen del curso de acción alternativo:

El siguiente paso en la planificación será elegir el mejor curso de acción. Hay varias formas de hacer algo. El planificador debe estudiar todas las alternativas y luego se debe hacer una selección final. Los mejores resultados se lograrán solo cuando se seleccione la mejor manera de hacer un trabajo. Según Koontz y O'Donnell, "rara vez se hace un plan para el que no existan alternativas razonables". Todos los pros y los contras de los métodos deben sopesarse antes de una selección final.

6. Evaluación de patrones de acción:

Después de elegir un curso de acción, el siguiente paso será hacer una evaluación de esos cursos de acción. La evaluación implicará el estudio del desempeño de varias acciones. Se considerarán varios factores uno contra el otro. Un curso de acción puede ser adecuado, pero puede implicar grandes inversiones y el otro puede implicar menos cantidad, pero puede no ser muy rentable. La evaluación de varios patrones de acción es esencial para una planificación adecuada.

7. Determinación de planes secundarios:

Una vez que se formula un plan principal, se requieren varios planes de apoyo. De hecho, los planes secundarios están destinados a la implementación del plan principal. Por ejemplo, una vez que se decide el plan de producción, se requieren varios planes para la adquisición de materias primas, la compra de plantas y equipos, la contratación de personal. Todos los planes secundarios serán parte del plan principal.

8. Implementación de planes:

El último paso en el proceso de planificación es la parte de implementación. La planificación debe ponerse en práctica para que se puedan alcanzar los objetivos comerciales. La implementación requerirá el establecimiento de políticas, procedimientos, estándares y presupuestos. Estas herramientas permitirán una mejor implementación de los planes.


Pasos involucrados en el proceso de planificación - 8 pasos en el proceso de planificación en la gestión

El proceso de planificación tiene que ver con la toma de decisiones actuales para asignar nuestros recursos de tal manera que podamos lograr objetivos futuros. La planificación es una combinación de manejo de información y sistemas de toma de decisiones. Tenemos entradas de información, salidas y una retroalimentación. Veamos ahora brevemente los pasos generalmente involucrados en la actividad de planificación.

Los siguientes son los pasos principales en el proceso de planificación:

Paso # 1. Cristalizando las oportunidades o problemas:

Cristalizar en la etapa primaria significa analizar el entorno externo y las oportunidades, así como las amenazas. Esto incluye la identificación de los problemas a los que se deben proporcionar soluciones y las oportunidades que se pueden aprovechar para aprovechar. Es necesario determinar claramente las áreas que requieren mejoras para las cuales se debe visualizar la planificación.

Las respuestas a las siguientes preguntas pueden ayudar en la planificación: (i) ¿Por qué es necesario preparar un plan? (ii) ¿Es necesario un plan completamente nuevo o es suficiente modificar el plan existente? (iii) ¿Se beneficiará la organización si dicho plan se prepara y se pone en funcionamiento? (iv) En caso afirmativo, ¿cómo? Estas respuestas facilitarán la formulación de planes prácticos y realistas.

La determinación de objetivos cristalinos es el primer paso en la planificación. Más bien la planificación comienza con eso. Los objetivos siempre están en el centro del plan porque cada acción planificada se dirige a los objetivos. Este proceso también se puede utilizar como motivación para que las personas alcancen los objetivos porque han ayudado a establecerlos junto con las tareas que se deben realizar para alcanzarlos.

Los objetivos generales definen las metas que se deben alcanzar en general, mientras que los objetivos derivados se centran en sus detalles, es decir, ¿qué se debe lograr exactamente? ¿Cuándo se llevará a cabo la acción? ¿Quién debe tomar esta acción? ¿Cómo y cuándo se lograrán estos objetivos derivados?

Paso # 2. Asegurar y analizar la información necesaria:

Los planes son planos de lo que se debe hacer, cómo se debe hacer, quién tiene que hacer, etc. Los planes proporcionan el curso de acción para alcanzar objetivos predeterminados, por departamentos y, en última instancia, por la organización. Cualquier pronóstico de acción futura debe tener una base que se debe improvisar y procesar aún más con la ayuda de anticipaciones. Dicha base y anticipación es la información relativa al pasado, presente y futuro.

Naturalmente, después del establecimiento de objetivos, lo que se debe hacer es asegurar la información requerida de varias fuentes. Dichas fuentes están ubicadas, así como identificadas y la información requerida se recopila de ellas. Información pasada relacionada con objetivos pasados, cursos de acción adoptados, su efecto y probabilidad de logro de objetivos que puedan evaluar la efectividad de los cursos de acción actuales. El futuro en forma en adentro no es más que la anticipación lógica de un futuro cercano y lejano.

Dicha información se refiere tanto al entorno interno como externo. El entorno externo incluye el gobierno. políticas, valores sociales, condiciones políticas, situación internacional y otras externalidades que puedan tener efecto en la organización en el futuro. El análisis de dicha información solo para los beneficios de la organización debe realizarse y, por lo tanto, se evalúan e identifican los puntos 'más' y 'menos' o 'fuertes' y 'débiles'. Dicho análisis ayuda aún más a identificar la fortaleza organizacional en todas las áreas vitales.

El enfoque constructivo puede revelar las deficiencias y señalar las debilidades, particularmente en relación con la competencia. Dicha fortaleza y debilidad identificadas son activos y pasivos. Deben estar equilibrados en forma de balance. Esto ayudará a saber "dónde estamos en el mercado".

Paso # 3. Establecimiento de premisas y restricciones de planificación:

Este paso implica hacer suposiciones sobre el comportamiento de los factores internos y externos mencionados en el segundo paso. Es esencial identificar los supuestos en los que se basarán los planes. Un análisis de los datos así recopilados dará como resultado la formación de ciertos supuestos como base. Los supuestos denotan el entorno esperado en el futuro y se conocen como premisas de planificación. Nuevamente, el pronóstico es importante en las premisas.

Ayuda a hacer suposiciones realistas sobre ventas, costos, precios, productos, desarrollos tecnológicos, etc. en el futuro. Los supuestos junto con los pronósticos futuros proporcionan una base para los planes. Dado que los entornos futuros son tan complejos e inciertos; No sería realista hacer suposiciones con gran detalle sobre cada factor ambiental. Es aconsejable limitar las premisas a aquellos factores que son críticos o estratégicos para el proceso de planificación.

Algunas de las premisas, como el crecimiento de la población, son incontrolables por la organización, mientras que otras, como la política publicitaria que debe adoptar la compañía, son controlables. También existirán restricciones como el control gubernamental. La planificación estará en el contexto de tales premisas y restricciones que deben observarse para detectar cambios y su efecto en los planes.

Paso # 4. Determinar cursos alternativos de acción o planes:

Siempre existe la posibilidad de que existan ciertas limitaciones que podrían afectar la capacidad del grupo de trabajo para alcanzar sus objetivos. Un administrador inteligente debe hacer planes anticipando las condiciones o limitaciones que podrían restringir el buen funcionamiento de los planes. Un buen planificador debe considerar la combinación de todas las limitaciones posibles y preverlas.

Determinar los cursos de acción alternativos es un paso importante en el proceso de planificación. A la luz del análisis anterior, deberán determinarse y examinarse los posibles cursos de acción alternativos. Casi no hay ningún plan para el que no existan alternativas. Generalmente en todas las situaciones, hay más de un curso de acción posible. Se requiere ingenio e imaginación, así como experiencia para determinar una serie de posibles cursos de acción alternativos disponibles en una situación dada.

Un gerente debe tratar de descartar la alternativa más viable para tener una pequeña cantidad de alternativas para la selección final. Esto ayudará en el análisis exhaustivo de las alternativas así desarrolladas.

Paso # 5. Evaluación y selección del plan óptimo:

El quinto y más importante paso en el proceso de planificación es la evaluación y selección del plan óptimo. Después de seleccionar las pocas alternativas viables, deben evaluarse con la ayuda de varios parámetros relacionados con las premisas y objetivos de planificación. Estos cursos de acción alternativos serán evaluados por juicio solo o con la ayuda de técnicas cuantitativas y la asistencia del personal.

Esto ayudará a evaluar y seleccionar el plan o el curso de acción que será el óptimo o el mejor, considerando todos los factores en interés de la empresa. La evaluación de varias alternativas ayudará a saber cuál de ellas ofrece la mayor posibilidad de éxito para alcanzar los objetivos deseados.

El propósito de evaluar los cursos de acción alternativos es seleccionar el curso de acción más adecuado, que logrará los objetivos de la organización. Se aplican técnicas de toma de decisiones para elegir un curso de acción particular. Algunos factores deben tenerse en cuenta.

Al seleccionar el plan son:

yo. El plan debe estar orientado a objetivos,

ii) Debe ser flexible o ajustable,

iii) Debe ser específico y claro,

iv. Debe ser fácilmente aceptado por el personal operativo,

v. Los recursos necesarios para la implementación del plan deben estar disponibles.

Por lo tanto, la gerencia puede decidir seleccionar dos o más alternativas y combinarlas para tener el plan más factible.

Paso # 6. Determinación de planes derivados:

Los planes organizativos básicos no se pueden ejecutar de manera efectiva a menos que estén respaldados por los derivados o subplanes. A partir de los planes básicos seleccionados anteriormente, se deberán desarrollar otros planes para respaldar el plan básico. Se describen como planes derivados.

Estos planes se desarrollan en el marco de la planificación general. Por ejemplo, un plan de marketing básico puede generar otros planes derivados, como el plan de publicidad, el plan de reclutamiento de personal, el plan de capacitación, etc.

Los planes derivados importantes utilizados en los negocios incluyen políticas, programas de procedimientos, proyectos, métodos, presupuesto, reglas, etc. Ayudan a lograr los objetivos generales de la organización.

Paso # 7. Fijación del tiempo de introducción:

El momento es fijo para la introducción de planes. La cuestión del tiempo y quién hará eso, entonces deberá ser enunciada. Se debe preparar un horario apropiado y se deben escribir instrucciones detalladas para la comunicación del plan.

Paso # 8. Organizar una evaluación futura de la efectividad del plan:

El objetivo final del plan es lograr ciertos objetivos, resultados u objetivos. Se requiere evaluar el hecho mismo del logro de los objetivos, al ver si estos objetivos se cumplen. De lo contrario, es esencial averiguar dónde se encuentra el error. Dicha evaluación debe realizarse lo antes posible para que se recurra a un control adecuado para garantizar el logro de los objetivos planificados. Este proceso a veces se denomina toma de decisiones, ya que el proceso de planificación y la toma de decisiones están estrechamente relacionados.

Por lo tanto, la planificación es un proceso continuo y continuo que implica planificación, control de acción y re-planificación, y los planes están sujetos a modificaciones a la luz de las nuevas circunstancias. Por lo tanto, la planificación necesita revisión, evaluación y reciclaje. Los planes flexibles pueden adaptarse con los cambios en el entorno. La empresa comercial es un sistema abierto y adaptable con su propio entorno.

Para un sistema socioeconómico, el único vehículo para el cambio (adaptación o innovación) es la planificación de negocios y el proceso de toma de decisiones como se describió anteriormente. La planificación no solo da dirección, sino que también se convierte en un poderoso instrumento de control. Los gerentes a lo largo de la cadena de mando son planificadores y controladores.


Pasos involucrados en el proceso de planificación: establecer objetivos, desarrollar locales, identificar cursos de acción alternativos, evaluar cursos alternativos y algunos otros

(i) Establecer objetivos:

En el proceso de planificación, los objetivos se determinan y definen en primer lugar para que todos los empleados interesados ​​puedan ser informados acerca de ellos para obtener su cooperación completa.

(ii) Locales en desarrollo:

La base de la planificación son aquellos factores / supuestos que influyen en los posibles resultados de diferentes alternativas. Antes de tomar una decisión final sobre cualquier alternativa, se realiza un pronóstico de estos supuestos. La tasa de éxito de la planificación será directamente proporcional a la tasa de éxito de la previsión.

Los supuestos / premisas de la planificación son de dos tipos:

(a) Locales internos: capital, mano de obra, materia prima, maquinaria, etc.

(b) Locales externos: tasa de interés, tasa de impuestos, etc.

(iii) Identificación de cursos de acción alternativos:

Generalmente, no hay trabajo que no tenga un método alternativo para hacerlo. Sobre la base de los objetivos de la organización y las limitaciones de la planificación, se pueden descubrir cursos alternativos para realizar un trabajo en particular.

(iv) Evaluación de cursos alternativos:

En esta etapa, se ve en qué medida un curso alternativo en particular puede ayudar en el logro de los objetivos de la organización. Sin embargo, hay un problema que nos enfrenta al analizar estos cursos alternativos. Cada curso alternativo tiene sus méritos y deméritos. En tal situación, los planificadores deben desarrollar un nuevo curso alternativo mediante una mezcla de diferentes cursos alternativos.

(v) Selección de una alternativa:

Después de un cuidadoso análisis de diferentes alternativas, se selecciona la mejor. A veces, el análisis arroja más de un curso alternativo con méritos similares. Teniendo en cuenta las incertidumbres del futuro, es justificable seleccionar más de un buen curso alternativo. Se adopta una de esas alternativas y la otra se mantiene en reserva. En caso de que el pronóstico futuro resulte incorrecto y el primer curso alternativo falle, el reservado puede ponerse en funcionamiento de inmediato y se puede evitar el fracaso.

(vi) Implementación del Plan:

Después de haber decidido el plan principal y los planes subsidiarios, deben implementarse. Después de implementar los planes, se debe decidir la secuencia de diferentes actividades. En otras palabras, se decide quién hará un trabajo en particular y a qué hora.

(vii) Acción de seguimiento:

El proceso de planificación no termina con la implementación de los planes. Los planes están formulados para el futuro, lo cual es incierto. Es de gran importancia que haya una revisión constante de los planes para garantizar el éxito en el futuro incierto. El momento parece haber cambios en los supuestos en los que se basan los planes; Debería haber cambios correspondientes en los planes también. De esta manera, podemos decir que la planificación es un proceso en continuo movimiento.


Pasos involucrados en el proceso de planificación: algunos pasos importantes que deben seguir todos los tipos de empresas para tener una planificación integral para la ejecución

No hay una planificación prefabricada a seguir por todas las empresas. Tiene que desarrollarse para satisfacer las necesidades individuales de una empresa en particular. Sin embargo, hay algunos pasos importantes que deben seguir todos los tipos de empresas para tener una planificación integral de la ejecución.

Estos son los siguientes:

1. Determinación de objetivos:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

yo. What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ii) The expectation of volume of sales.

iii) What kind of products are to be sold and in what price?

iv. What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

vi. The expectation of technology change in production.

vii. How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

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